คู่มือการใช้งานแต้มต่อ ตรอ.ปัญหาที่พบในธุรกิจ ตรอ.
การคิดค่าบริการ
บริการเกี่ยวกับรถยนต์มีสูตรที่คิดค่าบริการที่ซับซ้อน เช่น
- ค่าภาษีรถประจำปี (แต่ละ รย. มีเรตที่แตกต่างกัน)
- ค่าปรับภาษี (เดือนละ 1% แปลผันตามส่วนลดของรถแต่ละประเภท)
- ค่า พ.ร.บ. (ไม่เต็มปี/เกินปี แต่ละบริษัทมีการคำนวณที่ต่างกัน)
DANGER
มักมีคิดราคามีการผิดพลาดบ่อยหรือคิดเกินราคาจากลูกน้องหน้างานทำให้ร้านเสียความน่าเชื่อถือได้
การออกบิล/ใบเสร็จ
การออกใบเสร็จมีการแมนนวลเขียนรายการลงบิลเงินสดหรือสั่งทำบิลเงินสดที่มีแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับ ตรอ. เมื่อเอกสารเป็นกระดาษการค้นหาเป็นไปได้ช้าและด้อยประสิทธิภาพ
DANGER
การใช้บิลกระดาษแบบแมนนวลในปัจจุบัน สะท้อนถึงความล้าหลังของงานบริการ
การบันทึกค่าใช้จ่าย
เมื่อมีรายจ่ายเกิดขึ้นหน้างาน/หน้าร้าน การควบคุมจำเป็นต้องมีคนที่ไว้วางใจหรือเจ้าของกิจการต้องไปควบคุมด้วยตัวเองที่หน้าร้าน
DANGER
การดึงเงินสดหน้าร้านไปใช้ หากไม่มีระบบควบคุมอาจะส่งผลให้เกิดช่องโหว่เสี่ยงต่อการทุจริต
การสรุปยอดเงินประจำวัน
หากกระบวนการขายใช้การแมนนวลด้วยกระดาษแล้ว การสรุปยอดจำเป็นต้องแมนนวลตามด้วยไม่ว่าจะเป็นการใช้เครื่องคิดเลขหรือคีย์ลงโปรแกรม Excel เพื่อคำนวนหาผลรวมยอดขายและหักค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น
DANGER
การแมลนวลในหน้างานขายส่งผลให้การสรุปยอดเกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและมีโอกาสผิดพลาดสูง และหากขาดพนักงานที่ไว้วางใจจุดนี้เป็นช่องโหว่เสี่ยงต่อการทุจริต
การจัดเก็บประวัติลูกค้า
การจัดเก็บข้อมูลลงกระดาษ หรือ Excel หากขาดการสำรองข้อมูลและการประมวลผลที่ดีจะทำให้ข้อมูลเสียหายและเสียโอกาสในการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจ
DANGER
การจัดเก็บข้อมูลที่ด้อยประสิทธิภาพทำให้การดูแลลูกค้าและเตือนต่ออายุลูกค้าด้อยประสิทธิภาพไปด้วย
การจัดการบัญชีลูกหนี้
การจัดเก็บข้อมูลลงสมุดลูกหนี้หรือใช้ Excel เมื่อถึงกำหนดชำระต้องใช้วินัยในการตรวจสอบและตัดยอดลูกหนี้อย่างรอบครอบ
DANGER
การตกหล่นในขั้นตอนติดตามลูกหนี้ทำให้ต้นทุนของทางร้านจมหรือขาดทุนกำไรได้
การจัดการงาน พ.ร.บ.
สำหรับหน้างานที่มีลูกค้าจำนวนมากต่อวัน ต้องใช้บุคลากรที่เชียวชาญสูง และผู้ที่วางใจได้ตรวจสอบ เพื่อป้องกันงานตกหล่นสำหรับการคีย์งานแจ้งความคุ้มครองลูกค้าที่มาทำ พ.ร.บ.
DANGER
การตกหล่นของงาน พ.ร.บ. หากลูกค้าไม่ได้รับความคุ้มครองและเกิดอุบัติเหตุ ร้านมีความผิดและมีส่วนต้องรับผิดชอบทางกฎหมาย
การจัดการงานภาษี
ด้วยเรตภาษีที่ต่างกันและค่าปรับที่ต้องเตรียม การเตรียมเอกสารและเงินที่ต้องนำไปขนส่งต้องมีความชำนาญ
DANGER
งานภาษีเป็นงานเกี่ยวของกับยอดเงิน 50% ของการรับเงินหน้าร้าน หากเกิดข้อผิดพลาดในส่วนนี้ ส่งผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจ ตรอ.